Derfor skal du ikke bruke e-post

000

E-post er mange bedrifters primære kommunikasjonsform, men det er sjelden effektivt. E-post er ikke egnet for kommunikasjon — det er kun egnet til å gi informasjon.

Veldig ofte sender jeg selv ut e-poster uten å tenke på om dette faktisk er den mest effektive måten å kommunisere mitt budskap på. Veldig ofte dreier e-posten seg om problemstillinger av ulike slag og det er derfor svært sjelden en e-post løser problemet raskere enn hva en telefonsamtale ville gjort. I tillegg kan også e-posten få et uheldig utfall fordi dets form ikke danner grunnlag for dialog, dets form er ment å være informativ.

E-post er vår primære kanal

En analyse fra Radicati Group anslår at vi vil sende og motta ca 109 mrd e-poster i forretningssammenheng i 2014. Radicti spår at dette skal øke stabilt med 7% de neste tre årene. Vi skal sende mer e-post enn noen gang før, men kun i forretningssammenheng.

Privat vil antall e-poster sendt og mottatt synke de neste årene. Selv om antall kontoer og brukere vil øke, benytter disse brukerene heller kanaler som sosiale medier, lynmeldingstjenester, tekstmeldinger og andre løsninger som gir momentant kommunikasjon med sine nærmeste.

Ikke god kommunikasjon ved bruk av e-post

Når vi ser på hvordan du og jeg kommuniserer privat så er det litt merkeverdig at vi skal benytte e-post til «alt» når vi er på kontoret. Vi forventer en dialog privat, hvorfor ønsker vi så sjelden en dialog på kontoret?

Jeg har flere ganger sett konsekvensen av e-poster som blir sendt, hvor resultatet blir en lang og ineffektiv tråd. Man har tatt «dialogen» og gjort den om til en tråd hvor man nærmest kriger om å få rett i sitt budskap, heller enn å få løst sakens kjerne.

Jeg vil påstå at i disse tilfellene burde e-post aldri vært benyttet i utgangspunktet.

Når alt går feil, ring!

Jeg har utallig ganger sett e-poster ende opp i drakamper. Mitt råd til deg er derfor når du ser at temperaturen i ordlyden øker, så stopp drakampen. Plukk opp telefonen og etabler en dialog i stedet. I de fleste tilfeller beror drakampen seg på en misforståelse som løses enkelt ved å etablere en dialog.

Dette burde du bruke e-post til

All e-post er det selvfølgelig vanskelig å kutte ut, og jeg oppfordrer heller ikke til at du skal kutte det ut. Jeg har laget en liste hvor e-post kan (les: kan) være den beste plattformen:

• Initiell kontakt med en kunde/partner/kollega
• Avtale møter hvor man lufter en agenda
• Oppsummering fra diverse møter
• Oppsummering av utførte oppgaver eller gjøremål
• Kontraktsoversendelse

I alle andre tilfeller vil kanaler som sørger for dialog være et bedre — og ikke minst mer effektivt — alternativ. Det være seg sosiale medier, lynmeldingstjenester, videomøter eller telefonsamtaler.

Tenk deg om to ganger før du sender e-post

E-post egner seg dårlig til kommunikasjon da dets natur er skapt for informasjon. Lange e-post tråder hvor man forsøker å ha en «dialog» er sjeldent effektivt. En telefonsamtale eller et møte er i 9 av 10 tilfeller ett bedre alternativ.

Neste gang du skal kommunisere med noen, bør du derfor tenke deg om to ganger før du åpner e-post programmet ditt — er virkelig e-post den beste kanalen for å fremme ditt budskap denne gangen?

000